Odpowiednia organizacja przestrzeni biurowej wcale nie jest łatwym zadaniem – zwłaszcza, że pod uwagę wziąć trzeba nie tylko aspekty estetyczne i wizualne, ale również te czysto praktyczne. Do kategorii przedmiotów użytkowych, które okazują się niezbędne w każdej firmie, z pewnością zaliczają się szafy metalowe na dokumenty. Są wytrzymałe i trwałe, a dodatkowo wielu producentów mebli oferuje je w tak szerokim asortymencie, że bez problemu można dopasować je do każdej przestrzeni. Podpowiadamy, co wziąć pod uwagę, kupując metalowe szafy do biura.

Szafy metalowe mają wiele zalet. Spełniają wymogi bezpieczeństwa, wykazują wysoką trwałość i łatwość organizacji. Dodatkowo występują w szerokim asortymencie, dzięki czemu łatwo dobrać ich wygląd, wielkość i pojemność. Przykładowe modele znajdziesz na https://www.wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-na-dokumenty/.

Szafy metalowe na dokumenty – różne rodzaje

Szafy na dokumenty występują w kilku wariantach, dzięki czemu bardzo łatwo dobrać je do przewidzianego dla nich zastosowania. Różnica polega między innymi na tym, w jak zaawansowane zabezpieczenia wyposażona jest szafa biurowa.

  • Szafa metalowa zamykana na klucz

To model, w którym do zawartości szafy dostęp mają jedynie wybrane osoby. Na rynku znajdziemy różne typy zabezpieczeń: począwszy od zamków klasycznych po te wytrzymałe, z dodatkowym wzmocnieniem.

  • Szafa metalowa na kod

W tym przypadku mamy do czynienia z zaawansowanym systemem zabezpieczeń. Osoba chcąca otworzyć drzwi musi znać właściwy kod dostępu.

  • Szafa metalowa na hasło

Ten model działa na podobnej zasadzie co szafy na kod. Łatwo dzięki temu ograniczyć dostęp do dokumentów jedynie do wybranych osób.

  • Szafa metalowa na czytnik kart

To bardziej zaawansowany wariant szafy zamykanej kluczem. Dostęp do dokumentacji jest możliwy dzięki kartom identyfikacyjnym.

To, jakie metalowe szafy biurowe zostaną wykorzystane w danym przypadku w dużej mierze wiąże się z rodzajem przechowywanych dokumentów. Im są one ważniejsze lub jeśli zawierają dane wrażliwe, tym bardziej ograniczony powinien być dostęp, a tym samym bardziej zaawansowane zabezpieczenia.

Szafy do przechowywania dokumentów a przepisy

Wiele osób zajmujących się w firmach prowadzeniem dokumentacji ponownie zwróciło uwagę, jak ogromne znaczenie ma jej odpowiednie przechowywanie po aktualizacji przepisów dotyczących ochrony dany osobowych. Po wejściu w życie nowego rozporządzenia wiele z istniejących rozwiązań okazało się nieaktualnych. Zapewnienie klientom i pracownikom odpowiedniego poziomu poufności wymaga przestrzegania dodatkowych reguł.

Zacznijmy od tego, że z punktu widzenia prawa akta osobowe – bo te najczęściej pojawiają się w firmach – nie są dokumentami niejawnymi, ponieważ nie są opatrzone żadnymi tego rodzaju klauzulami. Przepisy natomiast – zarówno RODO, jak i art. 36 Ustawy o ochronie danych osobowych – jasno wskazują, że administrator ma obowiązek zastosowania wszelkich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiednie zabezpieczenie przetwarzania danych osobowych. Wszystko zależy zatem od indywidualnych uwarunkowań: od tego, gdzie przechowywane są akta, kto pracuje w ich pobliżu, ile osób ma dostęp do tego pomieszczenia.

W praktyce oznacza to, że w każdej firmie należy dokonać stosownej analizy, a następnie zapewnić najbardziej efektywne środki ochrony danych osobowych – na przykład metalowe szafy oraz sejfy.

Jakie szafy na dokumenty wybrać?

Podstawowa zasada, jakiej trzeba przestrzegać, głosi, że do przechowywania dokumentów należy wykorzystywać szafy wykonane z trwałych materiałów i zamykane na klucz. Takie zabezpieczenie ochroni znajdujące się wewnątrz teczki i segregatory przed dostępem osób niepowołanych. Dodatkowo w firmie może pojawić się sejf.

Dobrym pomysłem są szafy metalowe w różnych klasach, spełniające przewidziane prawem wymogi i zaopatrzone w stosowne certyfikaty. Z pewnością największą popularnością cieszy się metalowa szafa na dokumenty poufne w klasie A – wzmocniony odpowiednik szafy aktowej, wyposażony w mechaniczny zamek kluczowy oraz systemy ryglujące. Takie szafy można wyposażyć w dodatkowe elementy, na przykład indywidualnie zamykane skrytki i szuflady, uchwyty na broń czy różne zamki (także szyfrowe lub elektroniczne).

W niektórych firmach zastosowanie znajdują również szafy specjalistyczne – wykonane ze wzmocnionej blachy, wyposażone w dodatkowe skrytki i przegrody, przeznaczone również na dokumenty opatrzone klauzulami: poufne, tajne i ściśle tajne. Na kolejnym poziomie znajdują się szafy ognioodporne oraz szafy o podwyższonej odporności na ogień.

Czasami w przedsiębiorstwie zachodzi konieczność przechowania nie tylko segregatorów i teczek osobowych, ale również nośników cyfrowych. Warto tutaj podkreślić opcję zastosowania tzw. szaf na dokumenty w formie cyfrowej, w których w odpowiednich warunkach przechowuje się nośniki CD, DVD, dyski zewnętrzne i dyski twarde.

Dlaczego warto wybrać szafy metalowe?

Z powyższych informacji jasno wynika, że często sugerowane w kontekście zastosowań biurowych są szafy metalowe. Są one bardzo praktyczne i wyróżniają się funkcjonalnością, co czyni je ważnym elementem wyposażenia sekretariatu, działu kadr czy biura rachunkowego. Cechuje je stabilna konstrukcja, duża pojemność oraz odpowiedni udźwig. Odpowiednie zamknięcie pozwala w pełni zabezpieczyć dokumentację.

W ofercie wielu producentów znajdują się szafy, które można wyposażyć w różne typy zamków, przytwierdzić je do podłogi czy też wzmocnić przed interwencją z zewnątrz czy uszkodzeniem zawartości na skutek pożaru. Przed dokonaniem zakupu warto zapoznać się ze szczegółową specyfikacją, możliwością opcjonalnego wyposażenia oraz wszelkimi innymi możliwościami dopasowania mebla do potrzeb firmy.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Wprowadź swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj