Wystarczy szybki research, żeby przekonać się, że na rynku nie brakuje podmiotów, oferujących archiwizację akt. Jak wybrać tego typu wsparcie by nie żałować decyzji i zostać z usługodawcą na dłużej? Poniżej dzielimy się kilkoma wskazówkami, które ułatwią Ci ten proces i pozwolą podjąć przemyślaną decyzję.
Jakiego podejścia wymaga porządkowanie dokumentów
Archiwizacja akt to tylko pozornie łatwe zadanie. Gdy nieco wgłębimy się w to, jak przedstawiają się zasady związane z takim porządkowaniem, sprawa dość mocno się komplikuje. Dlaczego? Przede wszystkim dość duże znaczenie ma tutaj dokładność w przestrzeganiu poszczególnych reguł. Rzetelne porządkowanie dokumentów na sens tylko wtedy, gdy rzeczywiście jest wykonane precyzyjnie. Doświadczenie również odgrywa tu dość ważną rolę. W końcu znajomość reguł to tylko jedna ze składowych dobrze zrealizowanego zadania. Należy być też biegłym w ich praktycznym zastosowaniu. Takie wymogi spełniają tylko niektóre firmy. Zanim więc zaufamy pierwszemu lepszemu odbiorcy, w którego ofercie są usługi archiwizacyjne, poświęćmy chwilę, by zapoznać się z tym, co dokładnie proponuje.
Archiwizacja dokumentów – jakie kwestie powinny nas zainteresować?
Sprawdzona firma nie musi pod zgrabnymi frazesami ukrywać tego, czym się właściwie zajmuje. W praktyce oznacza to po prostu tyle, że na jej stronie znajdziemy jasne, czytelne informacje dotyczące tego, na czym polegają usługi archiwizacyjne. W końcu powinniśmy wiedzieć, za co dokładnie prosimy. Czytelne przedstawienie działania firmy pozwoli nam jasno oszacować, czy dana pomoc jest rzeczywiście takim wsparciem, jakiego potrzebujemy. W taki jasny sposób swoją ofertę przedstawia m.in. firma Rhenus.
Aby mieć pewność, że archiwizacja akt została przekazana odpowiedniemu podmiotowi, możemy przyjrzeć się bliżej także:
- referencjom oraz innym opiniom dotychczasowych klientów
Usługi archiwizacyjne to coś, z czego korzysta wiele różnorodnych firm, niezależnie od branży. Pomoc w porządkowaniu dokumentacji pozwala im sprawnie funkcjonować i dobrze wywiązywać się z obowiązków, jakie nakłada na nie prawo. Przyjrzyjmy się, co mają do powiedzenia na temat rozważanego przez nas usługodawcy.
- kwestiom bezpieczeństwa
Archiwizacja dokumentów dotyczy akt, w których zawartych jest wiele informacji o dość dużej wrażliwości. Nie brakuje tu np. danych osobowych należących do klientów czy zatrudnionych osób. Akta zawierają także ogromne ilości informacji dotyczących działalności samej firmy. Fachowe porządkowanie dokumentów zawsze powinno oznaczać przestrzeganie zasad bezpieczeństwa. Żadne nasze dane nie mają prawa wydostać się na zewnątrz. Ale jak zweryfikować, czy dany usługodawca rzeczywiście przestrzega takich zasad? Dużo na ten temat mogą powiedzieć nam certyfikaty i spełniane przez firmę normy – rzetelne podmioty zamieszczają takie informacje na swojej stronie.
